Funciones

El Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar que la gestión administrativa de las entidades y organismos del Estado logren el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos de acuerdo con la normatividad y políticas del Estado. En este orden de ideas a la Oficina de Control Interno como elemento asesor, evaluador y dinamizador del Sistema de Control Interno le corresponde desarrollar los siguientes roles:

Valoración del Riesgo

La administración del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la Alta Dirección y las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las Oficinas de Control Interno.

Acompañamiento y Asesoría

Para el éxito en la función de acompañamiento y asesoría es indispensable una buena relación y comunicación con la alta dirección, la cual depende en gran medida del perfil de la persona que esta ejerciendo dicho cargo. Dicha labor requiere un trabajo conjunto entre la administración y las Oficinas de Control Interno para facilitar la identificación de necesidades y el planteamiento de soluciones.

Evaluación y Seguimiento

La Evaluación es un proceso permanente, mediante el cual, a partir de la información que se obtiene de diversas fuentes, se emite un juicio de valor acerca del rendimiento o desempeño de un área, un proceso o una actividad, cualquiera que sea el objeto de estudio.

Fomento de la Cultura del Autocontrol

Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico dentro la entidad para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz.

Para lograr la cultura del autocontrol, es necesario que se implemente un proceso de sensibilización, capacitación y divulgación en pro de la interiorización y compromiso de la misma.

Relación con Entes Externos

Teniendo en cuenta que la Unidad u Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, es un componente dinamizador del Sistema de Control Interno, debe ser quien facilite los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación en los informes de la Entidad, es así como se convierte en conducto transmisor del hacer, materializado en documentos, informes y reportes que contienen una presunción legal de la veracidad.

FUNCIONES DE LOS AUDITORES INTERNOS.

Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno, o similar, las siguientes:

1.   Planear, dirigir y organizar la verificación y la evaluación del Sistema de Control Interno.

2.   Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

3.   Asesorar a las instancias directivas del Ministerio en la organización, gestión y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.

4.   Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del Régimen Disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

5.   Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.

6.   Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.

7.   Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, con el fin de obtener los resultados esperados.

 8.  Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

9.   Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

10. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la entidad correspondiente.

11. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

12. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas a través de planes de mejoramiento.

13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

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